Beter vergaderen? Assemblee voor iPad (#yam #hanicto)

Je kent het vast wel: je hebt een projectvergadering, maar het lijkt alsof de deelnemers steeds afgeleid worden door het scherm van hun laptop of smartphone.  Deelnemers met een iPad hebben echter geen excuus meer, want nu is er Assemblee. Deze app ondersteunt namelijk vergaderingen, en heeft volgens de Nederlandse makers Avisi als doel ‘betrokkenheid te vergroten’ en vergaderingen ‘beter en efficienter’ te maken. Hoe werkt dat dan?

Assemblee - het scherm van de voorzitter

Assemblee is vooralsnog alleen beschikbaar op de iPad. Geen slechte keuze om mee te beginnen, want steeds meer bedrijven schaffen iPads aan om het papiergebruik (zoals notulen en agenda’s) te reduceren. De app is momenteel gratis te downloaden uit de Appstore; daarnaast vereist Assemblee dat iedere deelnemer op hetzelfde wifi- netwerk is ingelogd.

De app werkt vrij eenvoudig: de voorzitter stelt een lijstje op met agenda-onderwerpen; vult deze eventueel aan met enkele stellingen, en start vervolgens in Assemblee  de vergadering. De overige aanwezige deelnemers kunnen dan vervolgens inloggen op de actieve vergadering en zien dan de agenda op hun eigen scherm. Tijdens de vergadering kunnen deelnemers o.a.:

  • Stemmen op stellingen die door de voorzitter worden ingebracht;
  • Vragen indienen bij de voorzitter. De voorzitter kan dan vervolgens de ‘floor geven’ aan de deelnemer zodat hij / zij de vraag kan stellen;
  • Aangeven of een agenda-onderwerp ‘cool’ of ‘boring’ is.

De interface ziet er gelikt uit. Bij het starten van een vergadering zie je bijvoorbeeld een animatie van een openslaand notebook. Daarnaast loopt er een timer mee in beeld die aangeeft hoelang de bijeenkomst nog duurt.

Enkele bevindingen:

  • Ik denk dat de app vooral geschikt is voor vergaderingen met grotere groepen. Met name het verzamelen van vragen is dan handig, waardoor het modereren van de vergadering beter gaat. Voor kleinere vergaderingen lijkt de app me een beetje ‘overkill’.
  • De app is nog in ontwikkeling, en de ontwikkelaars staan erg open voor verbetersuggesties. Een van de dingen die nog verbeterd zou kunnen worden, is het toevoegen van multitasking. De iPad wordt bijvoorbeeld in vergaderingen vooral gebruikt om ingezonden stukken te lezen. Maar wanneer de voorzitter op zijn iPad switcht naar een document, krijgen de overige deelnemers de melding dat de voorzitter de vergadering heeft verlaten; niet handig dus. Om hier op door te gaan: het lijkt me ook handig als de voorzitter via Assemblee ingezonden stukken kan ‘doorsturen’  naar de iPads van de overige deelnemers.
  • Als onderwijskundige zie ik natuurlijk ook de mogelijkheden voor gebruik in de klas. Met wat lichte aanpassingen heb je volgens mij een mooi ‘student response systeem’ die de concurrentie aankan met apps als eClicker en Socrative. Misschien een tip voor de ontwikkelaar…?

Een gedachte over “Beter vergaderen? Assemblee voor iPad (#yam #hanicto)

  1. Bedankt voor uw interesse en blogpost! Het is heel belangrijk voor ons om feedback van gebruikers te krijgen om deze de definitieve iPad meeting app te kunnen maken.

    Ik heb op onze support site 2 ‘Feature Requests’ gemaakt:
    • (ASMS-115) Multitasking: Speaker should be able to switch apps without attendees getting the ‘speaker left’ message
    • (ASMS-116) Ability to share files amongst users

    Verder hebben wij al gedacht dat de app handig zou zijn in de context van het onderwijs. Ik ben dus benieuwd naar wat u denkt over de benodigde aanpassingen om de app een ‘student response systeem’ te laten worden.

    Groeten!

    Yanne L Veronneau

Reacties zijn gesloten.